In rentoffice können sogenannte Regeln für Ereignisse angelegt werden. Diese dienen als zusätzliche Filteroption in den Ereignissen und im Dokumentenmanagement.

Anlage von Regeln (nur rentoffice Classic)

Für die Anlage und Verwaltung der Regeln gehen Sie auf Parameter -> Eigenschaften -> 13 - Dokumentenverwaltung/Ereignisse und "Regeln".

Klicken Sie auf das Symbol mit dem leeren Blatt, um einen neuen Datensatz anzulegen.

Tragen Sie nun die Werte für die neue Regel ein. Der Betreff dient als Name für die Regel (ausschlaggebend bei der Verwendung der Regel) und Notiz wird in die Spalte Notiz in den Ereignissen übernommen. 

Bei Modul wählen Sie über den roten Pfeil, in welchem Modul diese Regel zur Verfügung stehen soll.

Bei Typ wird noch der Ereignistyp festgelegt. Wann immer Sie z. B. ein (PDF-)Dokument wie beispielsweise Fahrzeugpapiere ablegen wollen, wählen Sie den Typ "Anlage" aus. 

Besonderheit Dokumentenmanagement: Verwenden Sie das Modul Dokumentenmanagement, so müssen Sie bei Anlage einer Regel noch einen Ordner auswählen, in dem das Ereignis eingeordnet werden soll. Mehr zum Dokumentenmanagement und der Ordnerverwaltung finden Sie hier.

Verwendung von Regeln (rentoffice Classic)

Um eine Regel zu verwenden, müssen Sie manuell ein neues Ereignis zu einem bestimmten Datensatz aufnehmen. Das kann z. B. ein Kunden-, Vertrags-, oder Fahrzeugdatensatz sein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Datensatz und wählen im Kontextmenü "Neues Ereignis (Notiz, Tätigkeit, etc.)" aus.

Zusätzlich zu den Standardoptionen werden Ihnen nun auch alle in dem entsprechenden Modul angelegten Regeln für das neue Ereignis angeboten.

Wenn bei der Regel als Typ "Anlage" ausgewählt wurde, öffnet sich im Anschluss der Datei-Explorer, um die gewünschte Datei auszuwählen. Wenn Sie auf Dateien zugreifen wollen, die auf Ihrem PC gespeichert sind, müssen Sie zunächst in der RDP-Verbindung Ihre lokalen Laufwerke freischalten. Mehr dazu hier. Markieren Sie die gewünschte Datei und klicken anschließend auf Öffnen.

Die Anlage wird nun zusammen mit dem Betreff und der Notiz aus der Regel in die Ereignisvorlage geladen. Speichern Sie mit OK.

Wenn Sie nun vom Datensatz zu den Ereignissen wechseln, finden Sie dort das angelegte Ereignis. Stellen Sie die Filter oben so ein, dass Sie auf Inaktive/Gelesene Ereignisse angezeigt bekommen (ggf. zur Erweiterten Ansicht wechseln). 

Sie können mit Klick auf die Datei in der Spalte Anhang bestimmte Dateitypen (z. B. Bilder und PDF-Dateien) direkt zur Vorschau öffnen.

Die Regeln helfen Ihnen auch, alle Ereignisse einer bestimmten Regel wiederzufinden. Wenn Sie nicht von einem bestimmten Datensatz zu den Ereignissen wechseln, sondern direkt in die Ereignisse gehen, werden Ihnen grundsätzlich erstmal alle Ereignisse gemäß eingestelltem Filter angezeigt.

Gehen Sie hier auf "Regeln auswählen", um die Liste direkt nach einer bestimmten Regel zu filtern.

Wählen Sie eine oder mehrere Regeln aus und bestätigen Sie mit OK.

Ihnen werden in der Ereignisliste nun nur noch Einträge angezeigt, die mit der gewählten Regel angelegt wurden.

Verwendung von Regeln (rentoffice Cloud)

Wählen Sie einen Datensatz aus und öffnen Sie dazu die Ereignisse.

Klicken Sie auf + Neues Ereignis.

Es werden Ihnen zuvor in rentoffice Classic angelegte und für das Modul bestimmte Regeln zur Ereignisanlage angeboten.

Wenn als Typ in der Regel Anlage gewählt wurde, erhalten Sie nun die Option, eine Datei anzuhängen. Mit Klick auf Datei auswählen öffnet sich der Datei Explorer. Notiz und Betreff werden aus der Regel übernommen.

Wählen Sie die Datei aus und bestätigen mit Öffnen.

Speichern Sie abschließend das Ereignis.

Achtung: Zur Zeit kommt eine Fehlermeldung beim Speichern. Sie können diese ignorieren und das Fenster für das neue Ereignis schließen. Das Ereignis wird in der Regel dennoch gespeichert.

Das Ereignis ist nun beim entsprechenden Datensatz sichtbar. Wenn Sie eine Anlage hochgeladen haben, finden Sie es im Bereich Anlage.

Mit Klick auf das kleine Symbol in der Spalte Anhang können Sie das (PDF-)Dokument zur Ansicht öffnen.

Mit Klick auf die Vorschau öffnet sich das Dokument nochmal im Original.