1. Aufbewahrung aller steuerrelevanten Unterlagen und Daten 

Von den GoBD werden nicht nur Unterlagen und Daten erfasst, die auf den ersten Blick als steuerrelevant zu erkennen sind, also z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Vielmehr schließt die Anforderung an die Aufbewahrung auch alle Unterlagen und Daten mit ein, die für die Besteuerung eine

Bedeutung haben könnten (z. B. Lieferscheine, erstellte Angebote, E-MailVerkehr mit Geschäftspartnern, Warenwirtschaftssysteme, Zeiterfassungssysteme).

 2. Ausreichende Dokumentation der eingesetzten Hard- und Software 

Zu jeder bei Ihnen eingesetzten Soft- oder Hardware muss eine aussagekräftige Bedienungsanleitung vorliegen. Nachträgliche Änderungen sind zu protokollieren, z. B. bei Anpassungen an Ihre konkreten Bedürfnisse. Bewahren Sie daher alle Anleitungen und Protokolle stets zugriffsbereit auf.

Achtung: Der BFH hat 2015 geurteilt (Az. X R 20/13), dass bei einem programmierbaren Kassensystem das Fehlen der Betriebsanleitung sowie von Protokollen über nachträgliche Änderungen bereits eine Hinzuschätzung rechtfertigt.

 3. Aussagekräftige Verfahrensanweisungen für den Umgang mit Unterlagen und Daten

Die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit sowie der Nachprüfbarkeit machen

Verfahrensanweisungen notwendig. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Datenverarbeitung müssen vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer

Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Beachten Sie: Für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in Ihrem Betrieb eingesetzten Verfahren voll entspricht.

 4. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) werden eingehalten

Die GoB enthalten formelle und materielle Anforderungen an eine

Buchführung. Die formellen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den §§ 238 ff. HGB bzw. §§ 145 bis 147 AO. Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen dann, wenn alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet sind.

Das bedeutet „zeitnah“ für Sie: Bargeschäfte sind täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen zu erfassen.

 5. Festschreibung und Unveränderbarkeit gespeicherter Daten 

Ihre Buchungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Nachträgliche Änderungen müssen systemseitig protokolliert werden.

Praxishinweis: Schreiben Sie Ihre Buchführung nach Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung fest. Dieses Vorgehen hat sich in der Praxis bislang als „angriffssicher“ bewährt.

 6. Aufbewahrung der Unterlagen und Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist

Stellen Sie sicher, dass im gesamten Aufbewahrungszeitraum Ihre Buchungen, Unterlagen und Daten jederzeit lesbar gemacht werden können. Wenn notwendig, bewahren Sie abgeschaltete Systeme und ausrangierte Hardware auf. So sind Sie weiterhin auf der sicheren Seite.

Vorsicht: Es liegt ebenfalls in Ihrer Verantwortung, Ihre Hardware und Ihre Daten gegen Diebstahl zu schützen. Ansonsten droht Ihnen ebenfalls das Vorliegen einer nicht ordnungsmäßigen Buchführung.

 7. Internes Kontrollsystem (IKS) sichert die Einhaltung der GoBD 

Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO müssen Sie Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen (ebenfalls dazugehörige Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte),

Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen, Plausibilitätsprüfungen,

Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe, Verarbeitungskontrollen sowie Schutzmaßnahmen gegen Veränderungen von Programmen, Daten und Dokumenten.

Der Anwendungserlass zu § 153 AO ist eindeutig: Verfügen Sie über ein IKS, das (auch) der Erfüllung Ihrer steuerlichen Pflichten dient, kann dies den Verdacht auf Vorsatz oder Leichtfertigkeit widerlegen.