Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten seit 1.1.2017 uneingeschränkt für alle Unternehmen. Zielsetzung der Grundsätze: Anpassung bestehender Verwaltungsregelungen an technische Standards und die aktuelle Rechtsprechung zur Buchführung (BMF, Schreiben vom 14.11.2014, Az. IV A 4 – S 0316/13/10003; DOK 2014/0353090). Hier das Wichtigste zum Thema übersichtlich für Sie zusammengefasst: 

Die wesentlichen Anforderungen der GoBD lassen sich wie folgt zusammenfassen:

1. Keine Buchung ohne Beleg. Das heißt, die Buchführung Ihres Unternehmens muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Konkret bedeutet das: Beim Einsatz eines IT-gestützten Buchführungssystems muss ein sachverständiger Dritter in die Lage versetzt sein, sich in angemessener Zeit einen Überblick über das vorliegende Buchführungssystem, die Buchführungsprozesse, die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu verschaffen.

2. Unveränderbar: Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden. Das heißt: Korrigieren oder ergänzen Sie Einträge in Ihren Aufzeichnungen, muss dies ersichtlich sein und protokolliert werden. Änderungen sind so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben.

3. Vollständig: Jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert werden.

4. Korrekt: Als Steuerpflichtiger haften Sie für die Richtigkeit der Angaben. Diese Haftung trifft Sie auch im Fall von Outsourcing, d. h., wenn die Buchführung teilweise oder vollständig an Dritte ausgelagert wird.

5. Zeitnahe Buchungen: Bar-Transaktionen müssen am selben Tag erfasst werden, bargeldlose innerhalb von 10 Tagen.

6. Aufbewahrungsform: Elektronisch empfangene – und aufbewahrungspflichtige – Dokumente bzw. Daten sind in der ursprünglichen Form aufzubewahren. Das heißt konkret: Erhalten Sie Belege beispielsweise als PDF-Datei per Mail, sind diese in dieser Form zu speichern.

7. Aufbewahrungsfrist: Die Aufbewahrungsfrist beträgt für alle Unterlagen prinzipiell 10 Jahre.

8. Ordentlich: Buchungen müssen u. a. chronologisch, einzeln und sofort lesbar vorgehalten werden können.

9. Sicher: Alle Unterlagen – digital und auf Papier – sind vor unbefugtem Zugriff und Verlust zu schützen.